01業務のやり方を決めてしまおう

ん～困ったなぁ…。

どうしたんだね？

前回そろばん先生に教えていただいた「業務の見える化」をするために、
皆に業務内容のヒアリングをして回ったんですけど…

ほぉ、一歩ずつ前に進んどるようじゃなぁ。感心感心。

ただ、業務工程や内容が人それぞれ違いすぎて、
どう製販分離すれば良いのかわからなくて…

それでは、業務の定義を明確にすれば良いんじゃないか？

定義ですか？

業務の流れは会計事務所によって、ひいては職員によってやり方が異なる。
なぜなら税法や会計基準はあるが、明確に決められたやり方は無いからだ。
だったら君の事務所内でのやり方を決めてしまえばいい。

僕の事務所のやり方かぁ。

ナンバーワンにならなくても良い、オンリーワンになるのじゃ～！

は、はぁ…

02業務の各工程を書き出してみよう

まずは業務の各工程を決めてみると良い。
言わば、業務のレシピ工程を作るといった感じじゃな。

はい！

ここではレシピの各工程をJOBと呼ぶことにしよう。
月次監査という業務にはたくさんのJOBがある。
一つ例を出すとすれば、行本先生の事務所では次の様なJOBが存在する。
｢データ入手｣｢データ加工｣｢データ入力・残高確認｣｢入力事後処理｣｢IT巡回監査｣
｢検証｣｢部長確認｣｢関与先説明資料出力｣｢関与先説明資料入手｣｢経営者との会話｣
｢試算表等印刷指示｣｢試算表等出力｣｢試算表等確認｣｢所長確認｣｢試算表の発送｣

なるほど～確かに僕のところではやっていないJOBもあります。

03フローチャートのパターンを作る

JOBを確定させたら、つぎはフローチャートのパターンを作る。

フローチャートのパターン？

フローチャートとはJOBを組み合わせてできる業務の流れのことだ。
代行・自計、データ入手の方法に等よってどのJOBを組み合わせて業務を行うか
変わってくるであろう。
そのため、何パターンかのフローチャートを作っておく必要がある。

そこまで定義づけてようやく製造部隊・販売部隊に役割分担ができるわけですね！

そうじゃ。「見える化」では、
スタッフとお客様のどちらがどの業務を行っているのかを
細部まで徹底的に洗い出して現状把握をすることが大切じゃ。
本来お客様がすべき工程を指導・指摘せずに
スタッフが業務を抱え込んでしまっておるかもしれん。
お客様ごとに「どの作業を」「誰が」「何の目的で」しているのかを見える化
することで本当に必要な仕事で時間を使っているか精査することができるんじゃ。

はい、頑張ります！！

04製販分離を達成する２大ポイント

また、製販分離を達成するためには製造・販売の各担当者自身が
それぞれの担当業務をキチンと把握して理解することが一番のカギとなる。
各々が何の業務をすべきなのかを理解していないと、製販分離は成り立たない。

いつの間にか自分の範囲外の業務に手を出しちゃって
結局役割分担じゃなくなっちゃう可能性がありますもんね。

そしてもう一つ重要なことは、
製造・販売間のコミュニケーションをとれる環境を作ることじゃ。
伝達漏れを防ぎ、業務の円滑な進行に繋がるんじゃ。

確かに。複数人で一つのことをするにはコミュニケーションが不可欠ですよね。
スタッフ間の意思疎通ができていなければ、
業務が円滑にいかないことで不満も溜まっていってしまう。

というわけで、わしも皆とコミュニケーションを取ろうと思う！

えっ！？（嫌な予感）

そろばん君の奢りで、これから皆でバーベキューじゃ～！うぇ～い！

えぇ～～～～！！！！！